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Es frecuente en mi quehacer diario ver cómo algunos farmacéuticos se enfrentan a la tarea de recibir al delegado del  laboratorio sin recabar de forma previa información alguna con la que ayudarse en la decisión de compra, esto nos traduce una actitud pasiva en la que se hace llevar al delegado del laboratorio la iniciativa del proceso, lo que pienso que no es adecuado, por lo que voy a tratar de recomendar una sistemática.

En mi opinión, el farmacéutico, o su responsable de compras en la farmacia, debe de recopilar, en los cinco minutos anteriores a la reunión personal con el delegado del laboratorio la siguiente información:

En primer lugar es necesario tener una información detallada de las ventas de los productos del laboratorio, producto a producto y mes por mes, referida al menos a los seis meses (mejor 12) anteriores al actual, para determinar el ritmo habitual de salida del producto y si éste está en crecimiento o decrecimiento.

En segundo lugar se debería de obtener una comparación entre las cantidades vendidas y las compradas al mismo laboratorio en la compra anterior, de forma que podamos determinar el mayor o menor éxito de la venta de los productos comprados la última vez al mismo laboratorio, información que nos servirá para dar feedback al delegado sobre cómo está yendo la venta de los productos que se compraron y poder recabar de él ayuda (información de producto más detallada, sugerencias de precios, promociones, venta cruzada con otros productos posiblemente del mismo laboratorio, etc.) en el caso de aquellos que no están saliendo cómo se esperaba y por tanto tenemos aún un exceso de stock .

Una vez obtenida la información de ventas, nos parece importante recabar información del stock y su rotación para los productos de ese laboratorio, obteniendo ventas, rotaciones y rendimientos de las distintas agrupaciones o familias en las que tengamos englobados los productos del laboratorio, para poder detectar posibles excesos de inversión en productos del laboratorio respecto a la venta de los mismos.

También con respecto a los productos del laboratorio determinaremos el stock sobrante del mismo, en particular los artículos D o sin venta en los últimos doce meses, con el objeto de negociar con el delegado su abono o sustitución por otros productos, o al menos una promoción, en la que con la ayuda del propio laboratorio demos salida a ese stock parado, aún a costa de perder parte de su margen comercial, siempre que estemos hablando de parafarmacia.

Finalmente recabaremos una información puntual sobre la dinámica evolutiva del stock de los productos del laboratorio, viendo si éste está aumentando o disminuyendo en el tiempo, y si lo hace de forma mayor o menor a la evolución de la venta.

Con esta información, de ventas y de stock de los productos del laboratorio, estamos en disposición de preparar, ayudados con nuestro sistema informático una propuesta de pedido que especifique productos y cantidad a pedir de cada uno de ellos con carácter previo, propuesta que nos servirá de base para la última fase y definitiva, la de recibir al delegado en cuestión, escucharle y recibir de él la información de producto y las ofertas que puedan influir, mediante negociación, en la modificación de las cantidades y productos decididos previamente, así como la resolución de las incidencias de los pedidos anteriores y la gestión de devoluciones que hubiera que efectuar.

Lo imagino perfectamente, algunos de Uds. están pensando a estas alturas del artículo, ¿pero cuánto tiempo me va a llevar recabar toda esta información que nos está sugiriendo?, no se preocupe, yo mismo lo he experimentado. A mí me ha llevado tres minutos y medio obtenerla de un laboratorio “de los grandes”. En todo caso, será tiempo ahorrado en la fase siguiente, la de efectuar el pedido con el delegado delante.

Juan Jesús Sánchez Velázquez
Director Audifarma

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