El procedimiento de acogida de un nuevo trabajador o colaborador en nuestra oficina de farmacia forma parte de la fase final del proceso de incorporación de talento a nuestra farmacia.
Seleccionar un candidato no termina cuando uno de ellos resulta elegido y firma con nosotros el correspondiente contrato de trabajo, es entonces cuando comienza una fase importante de acogida del mismo, de cuya correcta ejecución va a depender que el trabajador esté contento y motivado o por el contrario decepcionado de su nueva empresa desde el comienzo.
Es preciso que rentabilicemos lo antes posible al nuevo colaborador, para lo cual es fundamental que concretemos al colaborador de qué se va a ocupar, valoremos de forma periódica el grado de adecuación del colaborador al puesto, y logremos de él un desempeño estable adaptado a nuestras necesidades en el menor tiempo posible.
Además, como todos sabemos, las primeras impresiones son muy importantes y forjan en muchos casos la imagen y por tanto influyen de forma importante en la motivación con la que el nuevo trabajador se va a incorporar a la farmacia.
Las fases de las que se compone un proceso de acogida de un nuevo colaborador son las siguientes:
1.- Entrega de documentación:
Manual de bienvenida: Documento que recoge un resumen de la información más importante de la farmacia; Nombre por el que queremos que se conozca nuestra farmacia, logotipo o imagen, historia de la misma. En caso de disponer de ello, misión, visión y valores de la farmacia; Finalmente una breve explicación de las políticas en materia de protección de datos (LOPD), prevención de riesgos laborales (PRL), calidad y otras específicas que pudiéramos tener.
Normativa interna: En este documento damos conocimiento al trabajador de las normas de funcionamiento interno de la farmacia, tales como horarios y guardias, períodos de descanso en la jornada, políticas de compensación de horas extraordinarias, vacaciones, solicitudes de permisos, retribuidos y no retribuidos, uso de los medios y materiales de la empresa, por ejemplo en materia de internet, redes sociales, uso del teléfono móvil en horario de trabajo, y otras normas de funcionamiento que pudieran ser específicas de la empresa.
Contrato de trabajo y anexos: Además del contrato de trabajo, se firmarán con el colaborador los contratos de confidencialidad a que obliga la LOPD, los que nos protegen del acceso y uso de las bases de datos de la farmacia por parte del trabajador, así como últimamente aquellos en los que les solicitemos autorización para usar su imagen física en nuestras redes sociales, pues es habitual subir fotos a ellas en eventos de nuestra farmacia en las que aparecen.
Organigrama de la farmacia: No hace falta que expliquemos a nadie lo que es un organigrama, pero si es muy poco habitual encontrarlo en la farmacia. En aquellas con un mayor número de trabajadores, la existencia de mandos intermedios puede hacer más fácil los procesos de delegación y toma de decisiones compartidas si se cuenta con él, combinado con una adecuada descripción de los diferentes puestos de trabajo que vemos a continuación.
Descripción del puesto de trabajo: es una recopilación de las funciones y los requisitos y cualidades personales exigidos para el cumplimiento de las tareas del puesto: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y personalidad requeridas.
2.- Tutorización, mentoring o tutela:
Nº de horas de tutorización
Calendario de la tutorización: Especificaremos el tiempo de la jornada y el momento concreto en que se llevará a cabo el proceso de formación por el tutor.
- Normalmente se realiza una tutorización inicial que comprende el primero o los dos primeros días y que se refiere a la información de la empresa, el puesto, el sistema informático, métodos de trabajo, etc.
- Posteriormente se diseña otra tutorización más profunda ya referida a las funciones del puesto.