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jueves, 27 abril 2017
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Documentación y circulares
toFormat('%a %d %b %Y - %H:%M') ?> 01/12/2014 - El inventario en la farmacia, ¿por qué es importante hacerlo?














Como consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión de Audifarma tengo contacto con multitud de farmacias de todo tipo y tamaño, y puedo afirmar que generalmente aquellas farmacias que mejores resultados económicos consiguen hacen un inventario de todo el género de la farmacia una vez cada uno o dos años. Y también es justo decir que la mayoría de las farmacias que comienzan a ser clientes del Asesoramiento de Gestión, nunca o casi nunca han realizado un inventario en la farmacia.

Creo que lo primero de todo de este artículo debe ser dejar claro qué es hacer un inventario en nuestra farmacia. Hacer un inventario en nuestra farmacia consiste en una comprobación manual de que las cantidades físicas y reales en stock de cada producto de nuestra farmacia coinciden con las cantidades de cada producto registradas en nuestro programa informático de gestión (Farmatic, etc). Obviamente hablamos de un trabajo minucioso y pesado, pero ¿es realmente necesario hacer un trabajo de tal magnitud cada año o dos años?

Pongámonos en precedentes primero, es decir ¿cómo se trastoca mi stock? Bueno, la farmacia es un establecimiento que maneja un stock grande, de alrededor de 10.000 referencias distintas, cada una con su distinta cantidad de unidades. No conozco otro negocio de dimensiones físicas similares a una farmacia que trabaje con tanta cantidad y variedad de género. Y además la farmacia recibe stock todos los días y varias veces al día, por lo que su stock está vivo y en constante variación, con entradas y salidas de productos en todo momento.

El proceso de recepción de los productos es una de las tareas más comunes en el día a día del personal de la farmacia. Durante el proceso de recepcionar pedidos se llevan a cabo varias tareas, por ejemplo: se tiene que abrir la mercancía; dejar constancia en el software informático de gestión qué y cuántos productos se han recibido; reflejar las condiciones de compra y PVP en el programa; comprobar que las cantidades del albarán coinciden con las recibidas y con las indicadas en el programa; archivar albaranes y facturas; colocar el producto en su lugar de la farmacia; etc. Y tengamos en cuenta que mientras el empleado hace cualquiera de estas tareas propias de la recepción, podría ser requerido en cualquier momento para salir al mostrador a atender, o quizá algún compañero necesite su ayuda en otra labor… etc, etc.

A donde quiero llegar es que en el proceso de recepción de mercancía es muy fácil cometer errores. Y sobre todo es muy humano cometerlos cuando se manejan tales cantidades de stock. Es por ello que es prácticamente seguro que tarde o temprano no van a cuadrar las cantidades de stock físicas y reales y las que refleja nuestro programa informático de gestión.

Bien, ahora que hemos hablado sobre lo fácil que resulta que no coincidan las cantidades físicas y reales de nuestro stock respecto a las que nuestro software de gestión indica, ¿qué ventajas tiene hacer un inventario? las ventajas son muchas y todas tienen importancia, no sólo en lo que al ahorro en los costes de compras y stock se refiere, también tiene importancia en las ventas. Veamos algunas ventajas:
 

• Saber con seguridad que las cantidades de stock indicadas por nuestro software de gestión son las reales nos permitirá extraer información fiel a la realidad para analizar y tomar decisiones con menor incertidumbre.

• Una ventaja muy importante de realizar un inventario es que podremos identificar el stock sobrante de la farmacia. Como stock sobrante me refiero a aquel stock que no hemos vendido en meses (¡o años!), y que no debemos comprar de nuevo o comprar en menor cantidad, y procurar dar salida en forma de ventas.

• Nos permitirá identificar productos que están cerca de caducar o han caducado.

El personal profundizará en su conocimiento del género de la farmacia. Esto supone muchas ventajas en su día a día, por ejemplo, cuando un cliente les pregunte por un producto sabrán decirles con más conocimiento si lo tienen o lo han tenido, y sabrán dónde ir a buscarlo más rápido. También tardarán menos en almacenar y en reponer los productos, y se familiarizarán con las cantidades de los productos para poder recomendar sobre futuros pedidos al encargado de las compras.

• Nos aportará mayor información a la hora de negociar con proveedores.

• Podremos ordenadar y limpiar la sala de ventas y el almacén, ya que se revisarán productos que están en zonas que nuestros empleados acuden poco, quizá porque contengan productos de baja rotación.

• Tendremos la oportunidad de actualizar y ampliar información de los productos en su ficha en el software informático de gestión. Información como la fecha de caducidad, la ubicación del producto, la familia, etc.

• Nos permitirá ahorrar, porque cuando realicemos un inventario nos daremos cuenta del dinero en stock sobre el que no teníamos control, y que hemos podido perder. Por lo que nos hará ser más cuidadosos en su control y en las tareas de recepción del género.

• Una razón diferente a las anteriores por la cual es importante realizar un inventario, es para evitar posibles problemas ante una hipotética inspección de Hacienda en nuestra farmacia. Y es que, aunque cumplamos estrictamente con nuestras obligaciones fiscales, podemos tener problemas a la hora de demostrar que el stock que refleja nuestro sistema informático contiene errores derivados de no haber realizado un inventario del género de la farmacia.


El inventario puede realizarse de dos modos. Bien realizar un inventario completo durante uno o dos días, con todo el personal de la farmacia a puerta cerrada comprobando el stock. O podemos realizar el inventario poco a poco y sistemáticamente, es decir, comprobando el stock de una cantidad reducida de productos (20,30,40…) cada día por cada empleado. De este modo se introduce el desarrollo del inventario dentro de la rutina diaria de las tareas de la farmacia.

Algunos software informáticos de gestión cuentan con herramientas destinadas a automatizar, organizar y controlar un inventario. Por ejemplo, Farmatic cuenta con una herramienta que permite organizar el inventario entre los empleados, programando el control en varios días, recordando al vendedor cuándo tiene que hacer el inventario, y permitiendo al titular controlar el trabajo realizado por los empleados durante el inventario.

Si en su farmacia no ha hecho nunca un inventario, puedo decir por experiencia, que el personal de su farmacia se acostumbrará a que periódicamente se realice un inventario, o a que esté en su rutina diaria. Todas las tiendas de marcas conocidas, por ejemplo de ropa, ejecutan con sus empleados periódicamente un inventario, ya que lo ven como necesario. Con las farmacias ocurre lo mismo, cuando han realizado un inventario una o varias veces, acaban viendo necesario realizar un inventario cada año o dos años, tras experimentar sus ventajas.

En el servicio de Asesoramiento de gestión le podemos ayudar a a poner en marcha un inventario en su farmacia, y a ayudarle a experimentar sus claras ventajas en la gestión económica de la farmacia. Le podremos demostrar el ahorro que supone y los efectos directos que tienen los inventarios en el beneficio económico de la farmacia.


Javier Sánchez Pérez
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El inventario en la farmacia, ¿por qué es importante hacerlo?
01/12/2014
El inventario en la farmacia, ¿...
Como consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión de...
15/10/2014 - ¿Cómo mejorar las ventas cruzadas y la fidelización en la farmacia? Parte II: el Sistema de Información de Clientes


En un artículo anterior hablamos sobre cómo puede la farmacia incrementar la venta cruzada y la fidelización al cliente a través del asesoramiento sanitario (ver artículo). Decíamos que todo ello se basa en prestar un asesoramiento sanitario proactivo y trabajado para fidelizar y crear necesidades nuevas en el cliente que condujesen a nuevas ventas. Cuando en Audifarma comenzamos con un cliente nuevo en el servicio de Asesoramiento de Gestión que necesita incrementar la venta libre y la fidelización de la farmacia, comenzamos con una primera fase que consiste en la implantación de este asesoramiento sanitario proactivo, del que hablamos en el artículo anterior, y que conduce a resultados a corto plazo. Posteriormente continuamos con una segunda fase en la que los resultados de las ventas y de la fidelización alcanzan un nivel muy elevado: la captación y explotación de la información sobre nuestros clientes a través de un sistema de información de clientes.
 

¿A qué llamamos sistema de información de clientes? Nos referimos a la disposición de información automatizada de nuestros clientes de forma que nos permita analizar múltiples factores de sus características sociodemográficas y comportamientos de compra. Dicho de otra manera menos técnica, vamos a conocer cómo son nuestros clientes para prestarles un mejor servicio sanitario, y así fidelizarlos, y por supuesto incrementar las ventas. Este sistema de información de clientes generalmente está integrado en el software de gestión de la farmacia, como por ejemplo Farmatic, aunque también se pueden instalar herramientas de software dedicadas exclusivamente a ello.

El sistema de información de clientes nos ayudará a fidelizar al cliente y a mejorar las ventas a través de dos perspectivas de trabajo: por un lado, la perspectiva del diseño de acciones comerciales y promociones a medida, y por otro lado, la perspectiva de la disposición de información en el momento de la venta.

Veamos la primera perspectiva. Desde nuestro programa de gestión informática de la farmacia es usual que el titular de la farmacia analice las ventas. Este análisis se fundamenta en cuánto y qué vendemos. Pero en este análisis no tenemos ninguna información sobre quién y cómo es el cliente al que hemos realizado las ventas. No sabemos su edad, ni si es hombre o mujer, ni si tiene hijos, si es extranjero, si vive o trabaja cerca, etc. Por citar un ejemplo, no sabemos qué tipo de personas nos compra una leche infantil barata, y qué tipo de personas nos compra una leche infantil de mayor precio.

Es aquí donde el sistema de información de clientes nos va a permitir realizar un análisis de nuestras ventas conociendo cómo es el tipo de cliente de cada producto vendido. El sistema de información nos va a permitir conocer que en nuestra farmacia, las mamás de 20 a 30 años nos compran una leche infantil más cara que las mamás mayores de 30, por ejemplo. De manera que pudiéramos diseñar un acción comercial con un laboratorio de leches infantiles concreto dirigida a las mamás de una determinada edad. Y la comunicación de esta promoción podría ser bien por email, correo postal, sms, etc, puesto que dispondremos de sus datos de contacto y de su consentimiento a enviarles información comercial.

Otro ejemplo podría ser extraer de nuestro sistema la información sobre las personas que normalmente compran productos de cosmética de una determinada marca para enviarles un email comunicándoles el lanzamiento de un nuevo producto de la marca que consumen.

Adicionalmente tendremos la posibilidad de realizar el clásico programa de promociones mediante bonos, tarjeta de puntos, etc. Podremos premiar su fidelidad a la farmacia mediante promociones exclusivas, por ejemplo. Las posibilidades comerciales son enormes.

Veamos ahora la segunda perspectiva para fidelizar e incrementar las ventas mediante el sistema de información de clientes: a través del análisis de información en el mismo momento de la venta.

Cuando estemos en el mostrador con el cliente frente a frente, un sistema de información de clientes nos permitirá disponer de toda la información del cliente en la pantalla del ordenador para poder hacer uso de ella en ese momento y prestarle una atención mucho más completa y personalizada. Desde preguntarle qué tal le fue con el último producto que se llevó, o si ha vuelto a sufrir los síntomas que nos comunicó en su visita anterior, por ejemplo. Incluso podremos felicitarle por su reciente cumpleaños, o por el nacimiento de un hijo, etc.

Obviamente, esta acción requiere identificar al cliente. Por suerte, la farmacia es el único establecimiento en el que el cliente se identifica durante la compra mediante la tarjeta sanitaria, aunque también podemos identificarle preguntándole si dispone de ficha de cliente en nuestro sistema.

Es importante recalcar que un sistema de información de clientes no necesita una tarjeta de fidelización. La tarjeta de fidelización no es en absoluto necesaria para tener implantado un sistema de información de clientes. Puede disponer de ella o no. Todos los que trabajamos en este sector conocemos la controversia creada con las tarjetas de fidelización respecto a su dudosa legalidad por considerarse o no comunicación o publicidad de la farmacia, por estar el logotipo o nombre de esta en un soporte físico como es la tarjeta de fidelización. Esta tarjeta no es necesaria para explotar el máximo potencial de un sistema de información de clientes. Lo importante es la forma en que explotamos la información almacenada en nuestro sistema.

En definitiva, si destacábamos en el artículo anterior que la ecuación “a mayor consejo sanitario más ventas y fidelización”, la puesta en práctica de este sistema de información de clientes va a incrementar este consejo sanitario y la atención al cliente a cotas muy elevadas, de modo que el cliente se sentirá más unido a nuestro personal y a nuestra farmacia, creando relaciones fuertes y duraderas con nuestros clientes.


Javier Sánchez Pérez
Consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión de Audifarma
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¿Cómo mejorar las ventas cruzadas y la fidelización en la farmacia? Parte II: el Sistema de Información de Clientes
15/10/2014
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En un artículo anterior hablamos sobre cómo puede la farmacia incrementar la venta cruz...
06/06/2014 - ¿Cómo mejorar las ventas cruzadas y la fidelización en la farmacia?


Vamos a ver un aspecto de la gestión que hoy en día es de primera preocupación para los titulares de farmacia: las ventas cruzadas y la fidelización de clientes. ¿Se pueden mejorar al mismo tiempo? En otro tipo de comercio no, pero en la farmacia sí. Veamos por qué.

En mi día a día como consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión me encuentro con titulares de farmacia que son reacios al concepto “venta cruzada” asociado a la farmacia. Piensan que no es ético debido a la vocación social del boticario. Entienden la “venta cruzada” como el ofrecimiento al cliente de un artículo añadido al que han decidido comprar, de la misma manera que en el Mercadona nos ofrecen el artículo en promoción de turno al pasar por caja, lo cual por otro lado, se agradece y en ocasiones compramos. Pero en la farmacia…. Bueno, no pega este método, ya que somos sanitarios, con vocación social, es cierto que necesitamos incrementar las ventas porque somos una empresa, pero… no nos sentimos cómodos ofreciendo artículos por ofrecer.

Como consultor experto en ventas en la farmacia, estoy totalmente de acuerdo con esta forma de pensar. Si entendemos la venta cruzada en la farmacia como el mero ofrecimiento de un producto adicional, no nos va a dar resultado. Y es más, en ocasiones perjudicará a la percepción sanitaria de nuestro personal por parte del cliente. Y perjudicará la percepción sanitaria de nuestro personal porque el cliente de la farmacia se siente como un paciente en nuestra farmacia, y es muy sensible al asesoramiento de nuestro personal sanitario, por lo que le va a impactar un ofrecimiento tan meramente comercial por parte de un profesional sanitario.

Acabamos de decir algo muy importante: el cliente de la farmacia es muy sensible al asesoramiento sanitario de nuestro personal porque se siente como un paciente en la farmacia. Cuando un cliente de la farmacia es aconsejado por nuestro personal, sus palabras tienen mucho más calado que cuando le está informando el cajero del Mercadona, el vendedor de telefonía móvil, o el vendedor de seguros, por ejemplo.

El personal de la farmacia debe iniciar un diálogo con el cliente sobre efectos secundarios e información adicional sobre la necesidad que satisface el producto que desea adquirir. En nuestro servicio de Asesoramiento de Gestión esto lo denominamos asesoramiento sanitario. El asesoramiento sanitarioefectivo debe ser proactivo por parte del personal de la farmacia en la mayor cantidad de operaciones de venta posible, porque pierde valor cuando es el cliente / paciente quien inicia la conversación sobre el producto.

Los efectos directos que tendrá el asesoramiento sanitario serán incrementar las ventas y fidelizar al cliente.

Incrementará las ventas porque el efecto de prescripción y consejo que tiene el personal de la farmacia sobre sus clientes es muy potente. Es corriente que la información sobre efectos de un producto conduzca hacia una nueva necesidad a satisfacer por el cliente. Por ejemplo “debe saber  que este medicamento ocasiona mayor sensibilidad al sol, tenga cuidado”: de repente el cliente necesita una crema solar.

Puede que no la adquiera en esta operación de venta pero, la semilla está plantada, quizá para la próxima vez que vuelva a la farmacia. Y si no compra nada, no hay problema, el cliente se irá más informado y por tanto mejor atendido, lo que provocará fidelización a la farmacia.

Un cliente al que se le informa bien sobre el producto que quiere adquirir, y que entabla una leve relación social con nuestro personal aunque sea de pocos minutos, es un cliente con muchas posibilidades de quedar fidelizado.

Por tanto, el cálculo es sencillo: a mayor asesoramiento sanitario, mayores ventas y mayor fidelización.

En el servicio de Asesoramiento de Gestión ponemos en marcha acciones para incrementar el asesoramiento sanitario, y lo medimos y controlamos, lo cual resulta fundamental. Los resultados son evidentes: hemos ayudado a conseguir importantes crecimientos en las ventas libres de clientes del servicio de Asesoramiento de Gestión.



Javier Sánchez Pérez
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¿Cómo mejorar las ventas cruzadas y la fidelización en la farmacia?
06/06/2014
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Vamos a ver un aspecto de la gestión que hoy en día es de primera preocupación...
25/03/2014 - ¿Cómo incrementar la rentabilidad del coste de personal?

En este artículo vamos a hablar del recurso más importante para que la gestión de la farmacia tenga éxito y sea rentable: el personal.

El coste de personal es el coste más elevado de la farmacia tras el coste de las compras. El coste de personal se compone de sueldos y salarios, y de Seguridad Social. Los clientes de Asesoramiento de Gestión de Audifarma destinaron de media en 2013 un 9,75% del total de sus ventas para cubrir los costes de personal. Este porcentaje se ha incrementado en un 1% en los últimos dos años. Esto se debe a un descenso de las ventas que no responde con la misma flexibilidad en una reducción del coste de personal. Mientras las ventas pueden variar de forma rápida e inesperada por factores externos como por ejemplo una reducción del poder adquisitivo de nuestros clientes, o reducción de precios de medicamentos, el copago, etc, el coste de personal es más complicado de descender con la misma rapidez y flexibilidad.

No es fácil bajar los salarios a nuestros empleados. Los descensos en los salarios y despidos deben estar muy bien justificados, porque estamos tratando con personas. Además debemos tener cuidado con evitar problemas de convivencia y de ambiente laboral en la farmacia, y sobre todo porque hay que respetar la jurisdicción laboral. El descenso de los salarios y los despidos son temas muy desagradables para todos, porque influyen sentimientos personales. Es un asunto muy delicado que precisa ser bien analizado y meditado. Afortunadamente en la mayoría de casos, incrementar la rentabilidad de nuestro personal no precisa de despido ni de reducción de salarios.

En el servicio de Asesoramiento de Gestión asesoramos a nuestros clientes para que incrementen la rentabilidad de su personal sin tener que despedir o reducir sueldos. Hay varias formas de incrementar la rentabilidad del personal de la farmacia, en este artículo veremos alguna de ellas.

Es muy importante vigilar la productividad de nuestros vendedores en términos de rentabilidad, algo que muchas farmacias no hacen normalmente.

La causa principal que provoca que un empleado sea o no rentable es la forma en que su jefe le emplea para producir. Los empleados son recursos humanos a disposición del titular de la farmacia para desempeñar una función. Vamos a tratar que esa función que realizan genere la mayor rentabilidad posible.

Para empezar, debemos medir la calidad de venta de nuestros empleados. El empleado debe tener un índice de calidad de venta óptimo respecto al coste que supone. Para ello debemos conocer qué índice medio de euros por artículo presenta en la venta, cuántos artículos por operación vende, y cuántos euros por cada operación. Además debemos fijar un índice objetivo que queremos alcanzar sobre cada uno de los indicadores anteriores, que nos asegurará la rentabilidad, y procurar que nuestros vendedores progresivamente lo alcancen.

Para mejorar esos índices habrán vendedores que quizá tengan que realizar más venta cruzada, y habrán otros vendedores que tendrán que ofrecer un artículo sustitutivo que es más rentable para la farmacia.

Otra función del personal que va a incrementar su rentabilidad es su función para influir sobre los costes de compras de la farmacia, que suponen el coste más importante de la farmacia, de media el 66,54% de nuestras ventas. Puede influir en su rentabilidad de varias formas. Podemos emplear al personal de la farmacia para que vigile periódicamente el stock sobrante, y le dé salida a este stock y aprenda de este stock sobrante para comprar de forma más adecuada. De esta manera conseguiremos incrementar la rotación de la farmacia y mejorar la rentabilidad de las compras.

Con estas medidas conseguiremos incrementar la rentabilidad del personal sin reducir salarios ni realizar despidos. Simplemente, utilizaremos a nuestro personal para que la gestión de la farmacia sea más eficiente y rentable. Es la gran importancia que tienen los recursos humanos de nuestra farmacia: de ellos depende el éxito o fracaso de nuestra farmacia en gran medida.

Si desea que nuestros asesores del servicio de Asesoramiento de Gestión le ayuden a incrementar la rentabilidad de su personal, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Puede visualizar un vídeo explicativo del servicio de Asesoramiento de Gestión haciendo click aquí.

Y si es usted cliente del servicio de Mantenimiento Anual de LOPD de Audifarma conseguirá su Mantenimiento de forma gratuita al contratar un servicio de asesoramiento de Audifarma. Si desea ampliar información sobre nuestros servicios de Asesoramiento principales haga click en los siguientes enlaces: Asesoramiento de Gestión, Asesoramiento Fiscal, Asesoramiento Contable.



Javier Sánchez Pérez
Consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión
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¿Cómo incrementar la rentabilidad del coste de personal?
25/03/2014
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En este artículo vamos a hablar del recurso más importante para que la gestión de l...
11/02/2014 - ¿Cómo podemos llevar una gestión de compras rentable en la farmacia?


En mi día a día como consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión, me encuentro con multitud de problemas en la farmacia que hacen perder dinero al titular. Pero sin duda el área más común entre las farmacias donde más dinero se pierde es en la gestión de compras.
 
Las compras son el área de la gestión que más incidencia tiene en la rentabilidad total de la farmacia, y por tanto en el beneficio económico  final que proporciona al titular. Porque admitamos que la farmacia es una empresa, y como tal, vive para dar beneficios, y si no es así, pues entonces mejor bajemos la persiana y dediquémonos a otra cosa.
 
La gestión de compras es el coste más importante de la farmacia. Ocupa de media entre las farmacias, el 66,54% del total de nuestras ventas. Es decir, que de cada 10 € que vendemos, 6,65 € son sólo para cubrir el coste de nuestras compras. Los restantes 3,35 € tienen que cubrir todo lo demás, como pagar a los empleados, el alquiler, la luz, los seguros, los impuestos, los intereses al banco,  etc,… y además, quedarnos algo para nosotros, que para eso hemos montado la farmacia.
 
Por tanto, queda fuera de toda duda la importancia de las compras en la rentabilidad total de la farmacia, y todo lo que podamos hacer más rentable en la gestión de compras será dinero que irá al bolsillo del titular de la farmacia en forma de beneficio.
 
Y ahora bien, ¿cómo podemos llevar una gestión de compras más rentable? En el servicio de Asesoramiento de Gestión de Audifarma llevamos años haciendo ganar rentabilidad en las compras a nuestros clientes, de diversas maneras. Vamos a ver una de ellas.
 
Cuando llegamos a una farmacia nueva en el servicio de Asesoramiento de Gestión, y analizamos la gestión de compras que realiza, le enseñamos al titular la cantidad de laboratorios distintos de los que tiene género en la farmacia. Y cuando este descubre que tiene género de más de 400 laboratorios distintos, se echa las manos a la cabeza. “¿En serio?”  nos dice. “Así es. ¿Y sabes qué es lo peor?”, le contesto, “que el 90% de todas tus ventas son por productos de sólo 100 laboratorios, como mucho”. Le enseño qué laboratorios suponen el 60% de sus ventas, y se sorprende mucho cuando ve que sólo son 25 laboratorios. Le enseño qué otros laboratorios suponen el 30% de sus ventas, y ya ve más normal que sean unos 75 laboratorios. Y se sorprende muchísimo más que antes cuando le enseño el interminable listado de 300 laboratorios que sólo suponen el 10% de sus ventas
 
¿Y sabe usted la cantidad de productos sustitutivos entre sí que tiene usted en la farmacia? Quiero decir, ¿la cantidad de productos que satisfacen exactamente la misma necesidad al cliente? Son muchos. Así que ahora le invito a hacer una tarea que le conducirá a ganar rentabilidad en las compras de forma directa: Enfoque sus compras en los laboratorios más interesantes para su farmacia. Estos son los que le proporcionanmás ventas y más beneficio.
 
Esto lo podemos hacer de la siguiente manera. Identifique los productos que pertenecen a ese grupo de 300 laboratorios que sumando todas sus ventas sólo le dan un 10% del total, y cerciórese de si alguno de los 100 laboratorios que le proporcionan el 90% del total de ventas tiene en su catálogo algún producto que satisfaga exactamente la misma necesidad al cliente. Porque si deja de comprar un producto a un laboratorio que no le supone demasiadas ventas, y compra un producto sustitutivo de un laboratorio  que supone más ventas globales a la farmacia,  entonces comprará más cantidad a este laboratorio, y por tanto conseguirá mejores condiciones de compra, por lo que obtendrá más beneficio. Aquí está el secreto.
 
Pero ojo. No deje de comprar un producto de un laboratorio poco interesante para la farmacia por otro de un laboratorio que sí es interesante sin antes hacer una tarea imprescindible: “preguntarle” al cliente si acepta el cambio de producto. Porque no olvidemos que compramos para vender al cliente, así que escuchemos qué quiere él. La forma de “preguntarle” al cliente, puede ser de muchos modos. De esto hablaremos en otro artículo de opinión.
 
En resumen. Si agrupa sus compras en aquellos laboratorios que son más interesantes para su farmacia por su mayor volumen de ventas y beneficio, al tiempo que reduce la variedad de laboratorios a los que compra, incrementará la rentabilidad y el beneficio final de su farmacia. Y lo hará sin necesidad de vender más de lo que hace ahora, que todos sabemos que es complicado hoy en día. Simplemente, dejará de perder dinero. 
 
Usted, como cliente de nuestro servicio de Asesoramiento de Gestión, puede solicitar ayuda y guía de nuestros asesores para identificar los laboratorios que más ventas suponen a su farmacia, y para ayudarle a obtener mayor rentabilidad en sus compras. 

 
 
  
Javier Sánchez Pérez
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¿Cómo podemos llevar una gestión de compras rentable en la farmacia?
11/02/2014
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En mi día a día como consultor del servicio de Asesoramiento de Gestión, me encu...
16/01/2014 - Tesorería en la oficina de farmacia. La importancia de anticiparse.


Últimamente me encuentro con muchos clientes que, movidos por los tiempos de cambio que vivimos en la oficina de farmacia, me hablan de sus planes de futuro próximo con la farmacia sin basar estos planes en números y en cifras. Una correcta gestión de la tesorería  es primordial en el difícil escenario actual en el que se encuentra  la farmacia. 

En la actualidad, un gran número de farmacias están en situación de iliquidez, incluso después de haber cobrado la deuda que mantenían con la Administración, muchas no disponen de efectivo suficiente para efectuar los pagos en el momento acordado. Esta situación provoca una inestabilidad financiera en la farmacia que afecta específicamente a las operaciones a corto plazo pero también a las decisiones de largo plazo (por ejemplo las inversiones futuras). Y ahora es el momento adecuado para pensar en la estrategia hacia el futuro.

Hoy en día, la gestión eficiente de la tesorería sigue siendo una asignatura pendiente para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Y ello se debe en gran medida a la falta de aplicación de técnicas y herramientas adecuadas.

La gestión de la tesorería no puede seguir siendo aquella que nos hace ir a remolque de los acontecimientos, al contrario, la gestión de tesorería nos ha de prevenir frente a las dificultades diarias de la gestión en la oficina de farmacia. Es decir, no basta con la gestión de vencimientos de proveedores o con mirar el saldo de las cuentas de vez en cuando para que no estén en negativo, sino que debe realizarse mediante un sistema eficaz que gestione el efectivo para ayudarnos a anticiparnos y a prevenir posibles problemas de liquidez. 

Para implantar un sistema de gestión eficaz de tesorería se deben planificar los siguientes objetivos: optimización de los flujos de tesorería, planificación de previsiones de liquidez, suministro de financiación, rentabilidad de los excedentes de tesorería temporales y la adecuada gestión de las relaciones bancarias.

Estos objetivos se pueden llevar a cabo mediante sencillas herramientas, al alcance de cualquiera. Puede ser a través de cualquier base de datos o en una hoja Excel. En ella registraremos los movimientos de cobros y pagos de la farmacia en la actualidad y los que se prevean para las próximas semanas o meses. Es cierto que la dificultad variará dependiendo de la complejidad de la tesorería de cada farmacia, y de tantas entidades o cuentas de tesorería con las que se trabaje (cuentas corrientes, pólizas de crédito, caja,…). Si bien es verdad, que en las previsiones de ingresos y gastos, como de cobros y pagos, es complicado conocer los importes con exactitud, en realidad no es necesario saber los importes exactos para llevar a cabo una correcta planificación y gestión de la liquidez. Porque el secreto está en que debemos implantar un método dinámico y flexible,  en el cual podamos ir modificando los importes tantas veces sea necesario.

Con estas sencillas premisas, nos anticiparemos con el tiempo suficiente para poder tomar decisiones que afectan a la tesorería de la farmacia. Y así, conseguiremos reducir el coste financiero en el que se incurre cuando estas decisiones se llevan a cabo deprisa y corriendo. Y por supuesto podremos detectar con antelación las necesidades de financiación y decidirnos por aquella más ventajosa.

En resumen, la gran ventaja de llevar a cabo una correcta gestión de tesorería es que nos proporcionará información del corto plazo para que se puedan planificar decisiones a mayor plazo, y por reducir el riesgo y asegurar la sostenibilidad de la farmacia.


 
  
María Oñate Ortega
Consultora de Asesoramiento de Gestión Económica de la Farmacia
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Tesorería en la oficina de farmacia. La importancia de anticiparse.
16/01/2014
Tesorería en la oficina de farm...
Últimamente me encuentro con muchos clientes que, movidos por los tiempos de cambio que vivimo...
02/12/2011 - Cómo gestionar la farmacia ante la crisis provocada por los impagos por parte de la Administración. Ante los impagos de la Administración en varias comunidades autónomas que están conduciendo al Sistema Nacional de Salud hacia el desabastecimiento en las farmacias españolas, Audifarma, como empresa experta en la gestión de oficinas de farmacia, y teniendo a más de 1000 clientes a los que asesorar y guiar, a través de la peor crisis que la farmacia española ha vivido, sentimos como propios los problemas de la farmacia y por ello ponemos a disposición de ella nuestra particular guía de ayuda para reducir en la medida de lo posible el deterioro económico de la farmacia.

Por ello, el pasado miércoles 2 de noviembre celebramos una reunión a la que asistieron más de cincuenta farmacéuticos en la que les expusimos medidas que poner en práctica referentes a la gestión interna de su farmacia y que ahora ponemos a disposición general mediante el siguiente decálogo.

1. Cuantificación de la deuda:

La deuda contraída por parte de la administración con las farmacias es diferente dependiendo de cada comunidad autónoma. Para el cálculo de la deuda se tendrían en cuenta todas aquellas facturas que la administración autonómica ha dejado de abonar incluyendo los gastos financieros ocasionados por solicitar la financiación por el importe de dicha deuda.


2. Alternativas de financiación:

Para conseguir la financiación necesaria para afrontar las obligaciones económicas de la farmacia y teniendo en cuenta el plan de pagos de la administración, se puede escoger entre:

- Aplazar el pago de las facturas de mayoristas y laboratorios.
- Solicitar financiación a entidades bancarias en forma de pólizas de crédito o anticipos de la facturación.
- Financiación propia, es decir, mediante el patrimonio personal, con el inconveniente de que los intereses que se pierden por disponer de dicho patrimonio no son ni recuperables ni deducibles fiscalmente.
- Aplazamiento de impuestos y cotizaciones a la seguridad social.
- Aplazamiento de salarios como por ejemplo de parte o la totalidad de la paga extra de diciembre.


3. Ser más restrictivos con las excepciones de la dispensación:

Debemos evitar malas praxis anteriores de dispensación que no son de recibo en las difíciles circunstancias actuales.


4. Venta libre:

Toda venta libre realizada en estos momentos críticos supone un alivio y un colchón económico para la farmacia. De este modo, es momento de hacer un sobreesfuerzo en la venta de este tipo de productos, por ejemplo, recomendando la venta de medicamentos publicitarios, formando al personal en técnicas de ventas, tales como la venta cruzada, o realizando distintas promociones de venta.


5. Reducir las Compras:

Ante la dificultad de ingresos que podemos sufrir en los próximos meses es fundamental controlar los costes, y unas dos terceras partes de nuestros costes son debidos a las compras, por ello debemos reducir el máximo posible nuestro stock, comprar y dispensar los medicamentos más baratos, dejar provisionalmente de reponer los medicamentos caros trabajándolos por encargo, así como reducir las visitas de delegados de laboratorios y aceptar menos ofertas de volumen.


6. Reducir el Stock:

Es el momento idóneo de dar salida a artículos estancados en el almacén, ya sea mediante venta o por devolución al proveedor, ya que suponen valor ecónomico acumulado en nuestra farmacia. También es momento de bajar stocks máximos y mínimos en los artículos de baja venta, así como reducir el stock de medicamentos de alto precio.


7. Comunicar a los clientes y hacer partícipes del problema a los empleados:

Es necesario comunicar el problema a nuestros clientes. Hacerles entender el sobreesfuerzo económico que el farmacéutico realiza personalmente para que él pueda disponer del medicamento. Toda comunicación es poca, por ello colocar carteles informativos, justificar las faltas de medicamentos con el impago las veces necesarias, y sobretodo explicar el esfuerzo económico que realizamos por ellos, ayudará a despertar su complicidad con el problema.
Pero tan importante es que compartamos la difícil situación con los clientes como con los empleados, así, debemos evitar desmotivar a la plantilla mediante amenazas que pudieran surgir en estos momentos de estrés, ya que “somos un equipo y el problema es de todos”. Explicarles que existe la posibilidad de necesitar un esfuerzo económico también por su parte llegado el momento, que podría darse en forma de aplazamiento de pagas extras, reducción de un porcentaje de su nómina o de horas de su jornada, etc). Y sobretodo deben ser conscientes de la necesidad de comunicar a los clientes.


8. Cambiar malos hábitos anteriores de crédito a los clientes:

No sólo nos referimos a restringir el adelanto de productos a nuestros clientes, sino además presionar hacia el cobro de deudas atrasadas, aprovechando la ocasión para poner al día cuentas pendientes y eliminar dicha práctica con vistas a un futuro próximo con la inclusión de la receta electrónica.


9. Reducir los gastos fijos:

Es el momento crucial para reducir, revisar o renegociar todos aquellos gastos fijos que mes a mes afectarán a nuestra farmacia durante el impago. Así, renegociar contratos de alquiler, revisar el coste de los seguros, estudiar ofertas de otros proveedores de suministros como luz, agua, teléfono, etc, o eliminar gastos superfluos, aliviarán un poco la situación.


10. Optimismo y motivación:

Es el peor momento para venirse abajo, así que debemos transmitir a nuestro equipo y a nuestros clientes el máximo optimismo, energía y responsabilidad, y que éstos se contagien de nuestro optimismo y motivación, como líderes de equipo que somos.


En este decálogo hemos explicado medidas que alivian la falta de liquidez provocada por el impago de la administración, pero también se han ofrecido indicaciones para llevar a cabo una gestión económica más eficiente de la farmacia, atendiendo a la venta libre, las compras, el stock y los gastos. Todo ello es útil, no sólo para esta actual crisis de impagos, sino también para los recortes económicos provocados por los nuevos Reales Decretos sobre las farmacias en los últimos años.

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Cómo gestionar la farmacia ante la crisis provocada por los impagos por parte de la Administración.
02/12/2011
Cómo gestionar la farmacia ante...
Ante los impagos de la Administración en varias comunidades autónomas que están conduc...
05/10/2011 - Real decreto Ley 9/2011 Como ya sabréis por la prensa, el Gobierno aprobó el pasado viernes 19 de agosto el RDL9/2011 (Real Decreto Ley) que viene a sumarse a los RDL 4 y 8/2010 que afectaron de forma importante la economía de la farmacia el año pasado y cuyas consecuencias son evidentes para todos apenas un año después.

Os adjuntamos a continuación un resumen de los aspectos más importantes del mismo para la oficina de farmacia, utilizando para ello la información que desde FEFE hemos recibido, aunque con seguridad en las próximas semanas tengamos informes más pormenorizados.

El Real Decreto Ley, introduce cambios significativos de diversos artículos de la Ley 29/2006, de Garantía y Uso Racional de Medicamentos y Productos Sanitarios, entre otros:

- Se habilita a los Servicios Farmacéuticos Hospitalarios para la custodia, conservación y dispensación de los medicamentos sobre los que el Ministerio de Sanidad acuerde establecer reservas singulares, incluso por motivos o causas económicas. Esta medida estaba siendo adoptada de forma desigual por distintas CCAA sobre medicamentos de alto precio y margen fijo, con el objeto de retrasar el plazo de pago, que es mayor a laboratorios que a farmacias. Con esta medida parece que se pretende aumentar todavía más esta práctica, lo que a corto plazo puede no ser muy malo económicamente pero puede ser peligroso a un plazo más largo, pues va generalizando la práctica de la dispensación de medicamentos desde los Ambulatorios.

- Los descuentos máximos en el precio de los medicamentos a la Oficina de Farmacia se establecen en el DIEZ POR CIENTO (10%), independientemente de que éstos sean o no genéricos (anteriormente 10 % para genéricos y 5% para el resto de presentaciones). Esta es una buena medida para la farmacia pues permite normalizar situaciones de descuentos de mayoristas a algunas oficinas de farmacia, que dificultaban la claridad de las facturas de los almacenes a la farmacia.

-La AEMPS (Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios) deberá adoptar las medidas necesarias para adecuar las presentaciones de medicamentos a la duración de los tratamientos en la práctica clínica (tanto de las presentaciones a autorizar como de las ya autorizadas, en este caso, se establece el plazo de un año). Esta medida es una nueva vuelta de tuerca hacia los laboratorios que pretende disminuir el número de dosis de los envases bajo la amenaza velada de en caso contrario aplicar la unidosis.

 - Prescripción por principio activo y dispensación a menor precio. Esta medida ya estaba implantada en muchas CCAA, pero con este cambio normativo va a ser aplicada en todo el territorio nacional.

- Se establece el umbral mínimo en UN EURO (1,00 €) de precio industrial para los medicamentos sometidos a precio de referencia (antes 2,00 €). Sin comentarios.

- Determinadas competencias relativas a Conjuntos Homogéneos y Precios de Referencia que antes exigían Orden Ministerial ahora pasa a facultarse al Director General de Farmacia para que las apruebe mediante simple Resolución.

- La determinación de los Conjuntos y sus precios de referencia se realizará a la mayor brevedad posible y como mínimo una vez al año.

- Las presentaciones que se vean afectadas por la nueva regulación de los Precios de Referencia, quedarán exentas de aplicar el descuento previsto en el Real Decreto Ley 8/2010.

- Se añade una nueva Disposición Adicional Decimocuarta en la que se establece que el Director General de farmacia publicará en la página Web del Ministerio junto al Nomenclátor, la información relativa a las agrupaciones homogéneas de las presentaciones de los medicamentos y de los productos sanitarios para pacientes no hospitalizados que requieran para su dispensación receta medica oficial u orden de dispensación, así como la actualización de precios previo acuerdo de la Comisión Permanente de Farmacia del Consejo Interterritorial.

- Se incluyen nuevas infracciones, en especial, respecto a importaciones paralelas. Mucho cuidado con esta medida, pues califica como infracción muy grave (sanción de 90.000 a 1.000.000 €) el que desde una farmacia “se venda” a otras farmacias, a almacenes de distribución o se exporten medicamentos, algo que se venía ofreciendo últimamente de forma reiterada a muchas farmacias bajo la apariencia de una “práctica legal” y que desde este despacho hemos desaconsejado.

- Por otra parte, el nuevo concepto de “precio seleccionado” da cobertura legal al sistema de licitaciones andaluzas, quedando los medicamentos no seleccionados excluidos de la prestación farmacéutica.

Se modifica de nuevo el Decreto 823/2008 (de Márgenes) para subvencionar a las Oficinas de Farmacia en dificultades económicas, que deben cumplir los requisitos de estar ubicadas en núcleos de población aislados o socialmente deprimidos y tener unas ventas anuales que no superen los DOSCIENTOS MIL EUROS (200.000,00 €) incluido IVA, de facturación. Para estas farmacias se aplicarán unos porcentajes y cantidades fijas a su favor, que en ningún caso podrán superar el importe total de OCHOCIENTOS TREINTA Y TRES EUROS CON TREINTA Y TRES CÉNTIMOS DE EURO (833,33 €) mensuales. Esta Modificación entrará en vigor a partir del día 1 de enero de 2012. Creemos que si este tamaño de farmacias no son viables económicamente, el mantenerlas con una mera renta de subsistencia de forma artificial no hace sino prolongar su agonía. Un sistema que siempre ha promulgado la prevalencia del criterio sanitario sobre el económico, ahora nos demuestra que las medidas tomadas en los últimos dos años han traído como consecuencia el que estas farmacias hayan sido ahogadas económicamente, en detrimento del servicio sanitario que prestaban, y la administración, con esta subvención, no hace sino reconocerlo.

Por otro lado, el Estado adopta una medida con cargo al Presupuesto de las CCAA quienes ya tienen dificultades para pagar la factura de medicamentos ordinaria, cuando el objetivo del RDL era aliviar las tensiones presupuestarias de estas.

Por otra parte, se establece que la receta electrónica debe estar implantada antes del día 1 de enero de 2013 y ser interoperable en todo el Sistema Nacional de Salud, lo que nos parece positivo, pues camina hacia un modelo de igualdad al menos en la información entre las distintas CCAA.

En cuanto a la Historia Clínica esta deberá ser accesible en todo el Sistema Nacional de Salud a partir del día 1 de enero de 2013 y deberá procederse a su desarrollo reglamentario.

En el plazo de seis meses se regulará mediante Real Decreto, el formato único y común de tarjeta sanitaria válido en el todo el Sistema Nacional de Salud, lo que podría significar que se requieran nuevas inversiones o hagan inútiles las ya realizadas por la Oficina de Farmacia.

Se modifica el Real Decreto Ley 8/2010, de 20 de mayo, por el que se adoptan medidas extraordinarias para la reducción del déficit público, modificándose su artículo 10:

- Las deducciones (descuentos) no serán de aplicación a los medicamentos genéricos.
- Las deducciones (descuentos) no serán de aplicación a los medicamentos que se encuentren afectados por la aplicación del sistema de precios de referencia, salvo a los conjuntos inactivos.
- En el caso de los medicamentos huérfanos la deducción (descuento) será del CUATRO POR CIENTO (4%).
- Se crea una nueva deducción (descuento) del QUINCE POR CIENTO (15%) para los medicamentos de uso humano que no tengan genérico o biosimilar autorizado en España (incluidos los de Uso Hospitalario) y que tenga más de diez años desde la fecha en la que se adoptó la decisión de financiarlos con cargo al SNS u once años si tienen una nueva aplicación, y no están protegidos por patente.

En cuanto a los plazos de entrada en vigor de estas medidas:

La última modificación referida entrará en vigor el primer día del mes siguiente al que el Director General de Farmacia y Productos Sanitarios publique la relación de los medicamentos afectados por esta medida.

EL DECRETO LEY ENTRÓ EN VIGOR EN CUANTO A LAS MEDIDAS QUE ATAÑEN A LA MODIFICACIÓN DE LA LEY 29/2006, DE 24 DE JULIO, DE GARANTÍAS Y USO RACIONAL DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS SANITARIOS, EL DÍA 21 DE AGOSTO DE 2011, SALVO PARA LA PRESCRIPCIÓN POR PRINCIPIO ACTIVO (PUNTO SEIS DEL ARTÍCULO 1) QUE ENTRARÁ EN VIGOR EL DÍA PRIMERO DEL MES SIGUIENTE A AQUEL EN QUE SE CUMPLA EL PERIODO DE VEINTE (20) DÍAS NATURALES -PARA LOS MEDICAMENTOS DE USO HUMANO- O EL PERIODO DE CUARENTA (40) DÍAS NATURALES -PARA LOS PRODUCTOS SANITARIOS-, A CONTAR DESDE LA PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DEL MINISTERIO DE LA INFORMACIÓN ACTUALIZADA -UNA VEZ REALIZADAS LAS PERTINENTES COMPROBACIONES- DE LOS PRECIOS MENORES DE LAS NUEVAS AGRUPACIONES HOMOGÉNEAS DE LAS PRESENTACIONES DE LOS MEDICAMENTOS Y/O PRODUCTOS SANITARIOS PARA PACIENTES NO HOSPITALIZADOS QUE REQUIERAN PARA SU DISPENSACIÓN RECETA MÉDICA OFICIAL U ORDEN DE DISPENSACIÓN (DISPOSICIÓN TRANSITORIA SEGUNDA RDL 9/2011).

PARA LAS SIGUIENTES ACTUALIZACIONES SE ESTARÁ A LO PREVENIDO EN LA DISPOSICIÓN ADICIONAL DECIMOCUARTA DE LA LEY 29/2006 (DE GARANTÍAS), POR LA QUE EL DIRECTOR GENERAL DE FARMACIA Y PRODUCTOS FARMACÉUTICOS DETERMINE DENTRO DE LOS LÍMITES QUE ESTABLECE LA PROPIA DISPOSICIÓN ADICIONAL EN LA QUE SE DEBERÁ DETERMINAR LOS PLAZOS DEL PROCEDIMIENTO.
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Real decreto Ley 9/2011
05/10/2011
Real decreto Ley 9/2011
Como ya sabréis por la prensa, el Gobierno aprobó el pasado viernes 19 de agosto el RDL9/2011...
05/10/2011 - Nuevas medidas sobre el ahorro de gasto farmacéutico. Nuevas medidas sobre el ahorro del gasto farmacéutico influirán nuevamente en la facturación de recetas de su farmacia. Fueron acordadas el pasado jueves 21 de julio en el pleno del Consejo Interterritorial entre la ministra de Sanidad, Política Social e Igualdad y los consejeros de Sanidad de las CCAA, y que se aprobarán previsiblemente como decreto ley en el próximo consejo de ministros el 19 de agosto.

Gobierno central y CCAA afirman que la finalidad de las nuevas medidas es reducir el gasto farmacéutico en una estimación en torno a los 2.400 millones de euros anuales.

A continuación le detallamos cada una de las nuevas medidas.



PRESCRIPCIÓN POR PRINCIPIO ACTIVO

La principal medida aprobada se basa en la prescripción de medicamentos por principio activo, en vez de por marca comercial tal y como se venía realizando hasta la fecha. La finalidad última de esta nueva medida es, según el ministerio, “la obligada dispensación del medicamento de menor precio de cada principio activo”.



PRECIOS DE REFERENCIA

La medida adoptada sobre los precios de referencia de medicamentos del SNS aprobada hace ocho meses sufre modificaciones. Esta medida, cuya función es establecer un precio de referencia para cada conjunto homogéneo, calculado según la dosis diaria, sufre una modificación en lo que se refiere al proceso de inclusión en el SNS de nuevos conjuntos homogéneos. Lo que en el texto original se especificaba que se realizaría un proceso de inclusión de nuevos conjuntos homogéneos una vez al año, tras esta modificación se podrá introducir un nuevo conjunto homogéneo en el SNS cada vez que se lance al mercado un nuevo genérico perteneciente a un conjunto homogéneo no introducido en el SNS.



REBAJA DE PRECIOS

Para el caso de aquellos medicamentos que se encuentran en el mercado más de 10 años y no cuentan con genérico, se aplicará una rebaja del 15% en su precio.



COMPENSACIONES A FARMACIAS

Por último, se establecerá un sistema de compensación a las farmacias ubicadas en poblaciones menores de 1.500 habitantes, con el fin de garantizar su viabilidad.



PANORAMA ELECTORAL

Tras el anuncio por parte del gobierno de la anticipación de las elecciones generales al 20 de noviembre, surge la duda de si se podrá cumplir con los plazos legales para sacar adelante el real decreto que incluye las medidas aquí comentadas. Establecer la prescripción por principio activo obligatoriamente para todas las comunidades autónomas requiere un trámite parlamentario, por lo que la incertidumbre política de estos próximos meses deja en el aire el procedimiento de este decreto ley.

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Nuevas medidas sobre el ahorro de gasto farmacéutico.
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