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Recientemente hemos vuelto a comprobar los problemas que un inventario realizado por personal externo a la farmacia, la noche antes de la venta de la farmacia, ha provocado al comprador que ve impotente que ha pagado por un trabajo cuyos resultados no han sido satisfactorios, lo que se comprueba cuando ya no hay solución pues ha pagado tanto los servicios de la realización del inventario, como lo que es peor, un stock que no se corresponde exactamente con el que realmente hay.

La solución es a nuestro juicio, que la farmacia se acostumbre a llevar un inventario continuo de su almacén, que se haga con una mayor periodicidad los meses anteriores a la venta y que únicamente se haga un muestreo del inventario el día anterior a la firma, que si resulta con un margen de error mínimo sea aceptado por ambas partes, con el ahorro que ello supone de tiempo, dinero y sobre todo una mejor información para ambas partes.

Las ventajas de llevar un inventario continuo se extienden mucho más allá de la mera necesidad que puede surgir por una venta de la farmacia, unos stocks reales nos provocan unas menores faltas, es decir, un mayor nivel de servicio al cliente y por tanto una mejor experiencia de compra; detección de robos de clientes en la sala de ventas; un análisis de rotaciones mucho más real y por tanto la posibilidad de ajustar mejor los máximos y mínimos de las fichas de los artículos, con una reducción de su valor; estadísticas de compras y de ventas comparativas más fiables que mejoran los pedidos en cantidad y acierto y también el cerrar la rendija por la que en ocasiones se cuela lo que habitualmente llamamos pérdida desconocida que no es otra cosa que la falta interna de producto por sustracciones del personal que accede al interior de la farmacia para prestar trabajos en la misma.

Una farmacia media puede tener en su stock, cualquier día del año, unas cuantas unidades de cada uno de por lo menos 6.000 productos distintos. Pensar que todos nuestros procesos del día a día se hacen de forma correcta y sin errores por la totalidad de nuestro personal no es real, pero si admitimos eso también estaremos admitiendo que nuestros stocks pueden estar mal. Si por el contrario pensamos que cometemos errores y que eso nos lleva ocurriendo año tras año, lo más normal es que, poco a poco, nuestros errores, aunque vayamos corrigiendo los que vamos detectando, vayan distanciando el stock real del que figura en nuestro ordenador. Por eso no queda más remedio que ir periódicamente haciendo un inventario de nuestros productos en almacén.

Hay quien prefiere hacerlo a farmacia cerrada, todo el stock de golpe, por ejemplo, una vez al año. No es un mal procedimiento, pero reconozco que me gusta más un proceso continuo, que al ser realizado de una forma más frecuente, nos hace más hábiles en su realización, en ocasiones parte del personal se especializa en ese proceso y en otras farmacias forma parte de la tarea diaria de todo el personal.

Si esta tarea se delega en el personal, debe de existir algún tipo de control por parte del titular, lo que no supone desconfianza sino simplemente asegurarse y verificar que todo se realiza conforme a las instrucciones que se han dictado.

Un caso especial es el de las farmacias con una gestión por categorías o unidades de negocio implantada, en las cuales son los propios responsables de la gestión de dicha categoría los que realizan su propio inventario de los productos de los que se han responsabilizado. En este caso esta tarea le da al que la realiza un conocimiento mucho más profundo de los inventarios de la totalidad de los productos que gestiona, lo que ayuda mucho a dar salida a stocks sobrantes, pues además de no adquirir productos para necesidades de las que ya disponemos nos da un conocimiento de aquello que está estancado y no se vende.

Un inventario continuo y la explotación de la información que el mismo genera nos puede ayudar a detectar que determinados productos son con frecuencia los mismos que se tienen mal el stock una y otra vez, lo que nos puede ayudar a encontrar soluciones a estos problemas repetidos, por ejemplo ver si son productos de la sala de ventas, que el cliente coge directamente y que se encuentran sin ser cubiertos por la vigilancia de una cámara de seguridad. En otros casos, cuando se trata de productos de la rebotica, analizar sus movimientos normales y quien cercano los consume, recuerdo el caso de una farmacia muy grande en la que la famosa pastilla de color azul se guardaba en la caja fuerte y había que pedirla al titular cada vez que se vendía una unidad porque era el producto que con más frecuencia tenía mal las unidades en stock.

En conclusión, instaurar un hábito de realizar, como parte del trabajo diario de la farmacia, un inventario continuo diario de una parte muy pequeña de sus productos me parece que mejora los resultados de muchos aspectos de la gestión de la farmacia. Si no sabes cómo hacerlo con tu sistema informático o si lo has intentado y no has sido capaz de llevarlo a la práctica consulta con nuestro departamento de gestión y desde Audifarma os ayudaremos a implantarlo.

Juan Jesús Sánchez Velázquez
Director Audifarma

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