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Una de las consultas más recurrentes por parte de nuestros clientes es ¿Cuántos años tengo que guardar los papeles? La obligación de conservación está regulada por distintas leyes y reglamentos en función de si hablamos de requerimientos fiscales, contables, laborales y plazos de prescripción y cada uno de ellos con distintos plazos de conservación, algunos documentos se tienen que guardar hasta 10 años e incluso otros como es el caso de las facturas de inmovilizado hasta que finalice su amortización o se venda. 

farmacia

 

En la actualidad, la mayor parte de los documentos se obtienen de forma electrónica, a través de accesos a webs o correo electrónico, por lo tanto, imprimir estos documentos y guardarlos en archivadores ya no tiene sentido. Muchos documentos electrónicos, por ejemplo, las facturas, ya están en un formato digital admitido por la AEAT, la cual, ha incrementado últimamente los procedimientos de gestión en los que solicitan toda la documentación de la farmacia de un ejercicio completo y tan sólo dan 10 días hábiles para aportarla en formato electrónico, con lo que conservar el archivo electrónicamente garantiza mucho el éxito de este tipo de procedimientos. 

Por lo tanto, hoy en día la mejor manera de conservar la documentación es mediante la DIGITALIZACIÓN.

Pero esto no quiere decir que guardemos los documentos en carpetas informáticas, sino que se debe establecer un orden y un criterio para el archivo de los mismos, de forma que podamos localizar un documento con facilidad y rapidez. También es importante establecer un criterio de formatos y caducidad de dichos archivos ya que al igual que ocurre con el archivo tradicional, el espacio electrónico también es limitado y tiene un coste.

En Audifarma llevamos varios años trabajando para que la documentación de nuestros clientes esté informatizada y su conservación y acceso les facilite su desempeño de forma que realmente no tengan que preocuparse de tareas que no dan valor a su trabajo.

 

María Oñate Ortega

Asesora fiscal Audifarma

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