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El procedimiento de acogida de un nuevo trabajador o colaborador en nuestra oficina de farmacia forma parte de la fase final del proceso de incorporación de talento a nuestra farmacia.

Seleccionar un candidato no termina cuando uno de ellos resulta elegido y firma con nosotros el correspondiente contrato de trabajo, es entonces cuando comienza una fase importante de acogida del mismo, de cuya correcta ejecución va a depender que el trabajador esté contento y motivado o por el contrario decepcionado de su nueva empresa desde el comienzo.

Es preciso que rentabilicemos lo antes posible al nuevo colaborador, para lo cual es fundamental que concretemos al colaborador de qué se va a ocupar, valoremos de forma periódica el grado de adecuación del colaborador al puesto, y logremos de él un desempeño estable adaptado a nuestras necesidades en el menor tiempo posible.

Además, como todos sabemos, las primeras impresiones son muy importantes y forjan en muchos casos la imagen y por tanto influyen de forma importante en la motivación con la que el nuevo trabajador se va a incorporar a la farmacia.

Las fases de las que se compone un proceso de acogida de un nuevo colaborador son las siguientes:

1.- Entrega de documentación:

Manual de bienvenida: Documento que recoge un resumen de la información más importante de la farmacia; Nombre por el que queremos que se conozca nuestra farmacia, logotipo o imagen, historia de la misma. En caso de disponer de ello, misión, visión y valores de la farmacia; Finalmente una breve explicación de las políticas en materia de protección de datos (LOPD), prevención de riesgos laborales (PRL), calidad y otras específicas que pudiéramos tener.

Normativa interna: En este documento damos conocimiento al trabajador de las normas de funcionamiento interno de la farmacia, tales como horarios y guardias, períodos de descanso en la jornada, políticas de compensación de horas extraordinarias, vacaciones, solicitudes de permisos, retribuidos y no retribuidos, uso de los medios y materiales de la empresa, por ejemplo en materia de internet, redes sociales, uso del teléfono móvil en horario de trabajo, y otras normas de funcionamiento que pudieran ser específicas de la empresa.

Contrato de trabajo y anexos: Además del contrato de trabajo, se firmarán con el colaborador los contratos de confidencialidad a que obliga la LOPD, los que nos protegen del acceso y uso de las bases de datos de la farmacia por parte del trabajador, así como últimamente aquellos en los que les solicitemos autorización para usar su imagen física en nuestras redes sociales, pues es habitual subir fotos a ellas en eventos de nuestra farmacia en las que aparecen.

Organigrama de la farmacia: No hace falta que expliquemos a nadie lo que es un organigrama, pero si es muy poco habitual encontrarlo en la farmacia. En aquellas con un mayor número de trabajadores, la existencia de mandos intermedios puede hacer más fácil los procesos de delegación y toma de decisiones compartidas si se cuenta con él, combinado con una adecuada descripción de los diferentes puestos de trabajo que vemos a continuación.

Descripción del puesto de trabajo: es una recopilación de las funciones y los requisitos y cualidades personales exigidos para el cumplimiento de las tareas del puesto: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y personalidad requeridas.

2.- Tutorización, mentoring o tutela:

Nº de horas de tutorización

Calendario de la tutorización: Especificaremos el tiempo de la jornada y el momento concreto en que se llevará a cabo el proceso de formación por el tutor.

  • Normalmente se realiza una tutorización inicial que comprende el primero o los dos primeros días y que se refiere a la información de la empresa, el puesto, el sistema informático, métodos de trabajo, etc.
  • Posteriormente se diseña otra tutorización más profunda ya referida a las funciones del puesto.

Personas responsables del mismo: Se le asignará al menos un tutor o mentor que se responsabilizará del proceso de adquisición de los conocimientos y experiencia necesarios para desempeñar de forma autónoma el trabajo en el menor tiempo posible.

Objetivos a alcanzar: Normalmente estarán relacionadas con las funciones del puesto descritas en el último punto del apartado primero.

Seguimiento y evaluación: Con la periodicidad señalada a continuación se realiza un sencillo test cuyo fin es evaluar el grado de adecuación del recién incorporado al puesto y sus funciones, a la empresa y su cultura, a las relaciones con el resto del equipo, corregir las desviaciones y dar apoyo y sobre todo feedback al trabajador sobre si está cumpliendo las expectativas que se esperaban de él.

Este proceso concluye con la superación del período de prueba por el candidato, rescindiendo o prorrogando el contrato.

Una vez explicado el proceso de acogida de un nuevo trabajador me parece importante señalar que siempre he pensado que en la relación de todo trabajador con su empresa hay dos contratos, uno formal, firmado y por escrito y otro no escrito que responde a las expectativas que las dos partes se han hecho, cada uno de ellos de la parte contraria, y que cuando este segundo contrato se rompe, el trabajador seguirá posiblemente vinculado a la empresa, pero su motivación y su interés estarán ya más fuera que dentro de la empresa. Para tratar de reforzar ese contrato no escrito que vincula en muchas ocasiones con más fuerza incluso que el firmado y por escrito, es importante este proceso de acogida como la mejor forma de iniciar una relación que en muchos casos se va a prolongar de forma importante en el tiempo.

 

Juan Jesús Sánchez Velázquez

Director Audifarma

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